Riesgos legales de los correos electrónicos y WhatsApp para cargos gerenciales

Muchos clientes –y me refiero, en particular, a altos cargos gerenciales– ignoran la importancia de mantener una comunicación adecuada durante el cumplimiento de las relaciones contractuales, así como los alcances y efectos que dicha comunicación puede tener frente a riesgos legales futuros. Por regla general, en los usos comerciales, una relación de negocios se entabla sobre la base de la confianza, lo que, a nuestro criterio, suele traducirse en informalidad. Esto provoca, en muchas ocasiones, la falta de acompañamiento de asesoría legal y la inexistencia –o casi nula existencia– de documentación que respalde un reclamo en caso de ruptura del vínculo comercial entre las partes.

Es en estos escenarios cuando, frente a eventuales litigios, el abogado se ve en la necesidad de revisar la comunicación sostenida entre las partes. Para ello resulta importante realizar un barrido de la prueba electrónica, entendida como toda aquella íntimamente relacionada con las tecnologías de la información y la comunicación (TIC), las cuales se encuentran en constante avance y dinamismo.

De ahí la importancia de comprobar, como parte primordial en juicio, la existencia de una relación comercial, los detalles o eventualidades acaecidas, los compromisos adquiridos y los incumplimientos que sustentan la base del negocio objeto de reclamo. Bajo ese contexto, los mensajes de correo electrónico y WhatsApp pueden ser utilizados como prueba en juicio.

Más allá de la perspicacia del abogado, la forma en que se introducen al proceso determina su validez y el alcance de la posible valoración por parte del juez. Así, por ejemplo, no es lo mismo incorporar mensajes de correo electrónico y WhatsApp mediante prueba pericial informática, a través de un informe técnico, que mediante una simple impresión de estos. En ambos casos, la validez o ponderación que realice el juez será distinta, y la prueba se expone a que otro abogado cuestione sagazmente su admisibilidad y la autenticidad de su contenido.

En ese sentido, al valorar su contenido, el juez puede ponderar aspectos de la comunicación sostenida y decantar el resultado de un eventual reclamo, conforme a los usos comerciales, la experiencia y el sentido común; en otras palabras, conforme a lo que en lenguaje técnico legal conocemos como sana crítica.

La Sala de lo Civil de la Corte Suprema de Justicia de El Salvador ha dejado claro que las impresiones o capturas de pantalla de WhatsApp no tienen valor probatorio por sí mismas, y ha sostenido que deben aportarse con el medio original y acreditar su autenticidad e integridad para que puedan ser valoradas. Sin embargo, ello no obsta para que sean consideradas como documentos de respaldo de los hechos.

En procesos penales se han utilizado mensajes de WhatsApp como prueba cuando se autentican y se extraen del dispositivo por vía pericial, contribuyendo a una condena o al análisis de responsabilidad del ilícito. En materia civil y mercantil, los juzgados suelen valorar las impresiones de correos electrónicos y WhatsApp como parte de la prueba documental, mientras no se redarguye de falso su contenido ni resulte comprometida su autenticidad. También son admisibles a través de prueba pericial de carácter informático, con el fin de extraer del medio fuente la información que será valorada en juicio.

En tal sentido, el artículo 312 del Código Procesal Civil y Mercantil prescribe el derecho a probar en los siguientes términos: “Las partes tienen derecho a probar, en igualdad de condiciones, las afirmaciones que hubieran dado a conocer sobre los hechos controvertidos que son fundamento de la pretensión o de la oposición a ésta; a que el juez tenga en cuenta, en la sentencia o decisión, las pruebas producidas; y a utilizar los medios que este código prevé, así como aquéllos que, dada la naturaleza del debate, posibiliten comprobar los hechos alegados”.

También la Sala de lo Constitucional de la Corte Suprema de Justicia de El Salvador ha sostenido que: “…el derecho a utilizar los medios de prueba pertinentes –derivado del derecho de defensa– está protegido en la medida en que una lista cerrada de medios no impide que se puedan utilizar otras fuentes de prueba; pues al final lo determinante del ejercicio efectivo del derecho de defensa es la amplitud de fuentes de prueba, aunque deban incorporarse al proceso exclusivamente por los ‘medios’ que la ley establece” (Sentencia de Inconstitucionalidad 23-2003Ac, pronunciada el 18 de diciembre de 2009).

En todos los casos, al momento de tomar su decisión de fondo, el juez debe realizar un análisis de la autenticidad, integridad y legalidad de la prueba, requisitos mínimos para la valoración de la prueba electrónica.

Así pues, en el caso de El Salvador, los gerentes y demás cargos de dirección pueden incurrir en obligaciones o comprometer a la compañía que representan frente a terceros, aun sin percatarse de ello ni comprender plenamente su relevancia.

De igual manera, cualquier información sensible o datos compartidos pueden ser utilizados en su contra en juicio, pues la ley reconoce relevancia a los cargos de alta jerarquía y dirección en cuanto a la representación y la toma de decisiones en los negocios. De ahí que el envío de correos electrónicos y mensajes de WhatsApp sin un análisis legal previo pueda alterar el resultado de un futuro reclamo judicial, lo que, en última instancia, podría traducirse en una pérdida económica eventual de miles o incluso millones de dólares para un cliente.

En ese sentido, resulta de suma trascendencia crear una cultura de formalidad y previsión de riesgos legales en los negocios de nuestros clientes; procurar que los cargos gerenciales filtren cada mensaje de comunicación, especialmente cuando existan puntos en discordia respecto de un negocio, a fin de no comprometer u otorgar algo que no haya sido previamente presupuestado; establecer un canal de comunicación formal previamente definido, para tener pleno control de cada situación y designar a una persona encargada de dicha comunicación; y, finalmente, dejar siempre constancia en los correos electrónicos y mensajes de los actos, acuerdos y discrepancias que se susciten, particularmente cuando estos hayan sido de carácter verbal.

“Por regla general, en los usos comerciales, una relación de negocios se entabla sobre la base de la confianza, lo que, a nuestro criterio, suele traducirse en informalidad. Esto provoca, en muchas ocasiones, la falta de acompañamiento de asesoría legal y la inexistencia –o casi nula existencia– de documentación que respalde un reclamo en caso de ruptura del vínculo comercial entre las partes.”