UIF elabora guía sobre los requisitos documentales para oficiales de cumplimiento

La Unidad de Investigación Financiera (UIF) de la Fiscalía General de la República ha desarrollado un documento titulado «Pautas para la Elaboración de los Siete Requisitos Documentales para Oficialía de Cumplimiento».

Este manual tiene como objetivo principal esclarecer en qué consisten estos requisitos y el contenido mínimo que deben contener, conforme al artículo 7 del Instructivo para la Prevención, Detección y Control del Lavado de Dinero y Activos, Financiamiento del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (LDA/FT/FPADM).

La guía detalla los siguientes requisitos documentales esenciales:

1. Acuerdo de Creación de la Oficialía de Cumplimiento: Este documento certifica la creación de la Unidad de Cumplimiento por el órgano de gobierno de mayor jerarquía, asegurando su estructura y seguimiento.
2. Acuerdo de Designación de Oficiales de Cumplimiento Titular y Suplente: Consiste en la certificación del punto de acta en que se designaron las personas encargadas de los respectivos cargos, y debe actualizarse cada vez que se sustituya un encargado.
3. Manual de Prevención LDA/FT/FPADM: Debe incluir las políticas, procedimientos y controles necesarios para prevenir riesgos, asignación de responsabilidades, medidas de debida diligencia, procesos de reporte, y auditorías del sistema de prevención.
4. Plan Anual de Trabajo para la Oficialía de Cumplimiento: Define los objetivos, procesos y tiempos de ejecución anuales, adaptándose a las necesidades y cambios en la organización y su entorno.
5. Plan Anual de Capacitación: Detalla las necesidades de capacitación del personal en materia de prevención de LDA/FT/FPADM, incluyendo un cronograma y estrategias de capacitación.
6. Sistema o Software de Gestión de Riesgos: Debe ser un sistema capaz de monitorear los factores de riesgo, incluyendo clientes, productos, jurisdicciones y medios de pago, asegurando la actualización y gestión continua de los riesgos identificados.
7. Plan de Auditoría del Sistema de Prevención LDA/FT/FPADM: Puede ser elaborado por un departamento de auditoría interna o por un auditor externo, y debe verificar la implementación genuina de los controles y procedimientos establecidos en el manual de prevención.

El documento proporciona una estructura sugerida para cada requisito, destacando la importancia de la actualización constante y la adecuación a las particularidades de cada entidad. Además, se enfatiza la necesidad de que estos requisitos demuestren que el sistema de prevención se ha instaurado acorde al Enfoque Basado en Riesgos (EBR).

La guía es un recurso fundamental para las oficialías de cumplimiento, asegurando que las organizaciones implementen medidas preventivas adecuadas y actualizadas, y que todo el personal, desde directivos hasta operativos, conozcan los riesgos y las medidas para prevenirlos.