Nuevas obligaciones para notarios por reformas a la Ley del Notariado

La Asamblea Legislativa aprobó trece reformas a la Ley de Notariado enmarcadas en la implementación del proyecto del “Sistema de Protocolo Digital” promovido desde la Corte Suprema de Justicia (CSJ). Lo que supone nuevas obligaciones para el notario.

La primera nueva obligación que se establece es que los notarios tendrán quince días para entregar a la Sección del Notariado un documento electrónico, debidamente suscrito utilizando firma electrónica certificada, tanto de los libros de protocolo agotados o vencidos que hubieren llevado, así como sus respectivos anexos; ambos documentos electrónicos deberán garantizar su legibilidad e integridad.

Quedando a discreción del Jefe de la Sección del Notariado si los documentos presentados cumplen con los requisitos legales del libro.

El documento electrónico presentado por el notario tendrá, al igual que el libro físico del protocolo, la calidad de registro notarial del que la Sección del Notariado extenderá los testimonios que los interesados les soliciten.

La Corte Suprema de Justicia estará en la obligación de brindar los lineamientos y requisitos técnicos para el cumplimiento de la entrega de los libros de protocolo; así también, la CSJ deberá brindar los sistemas informáticos que posibiliten la comunicación, transmisión, recepción, conservación y almacenamiento de datos, para lo cual, la Corte Suprema de Justicia emitirá la regulación necesaria.

El notario deberá conservar los libros físicos de protocolo y demás documentos que tiene en su poder por un periodo mínimo de quince años, posterior a la entrega del documento electrónico. En todo caso, deberá presentar el libro de protocolo físico cuando la Sección del Notariado o la autoridad competente lo requiera.

La segunda de las reformas establece que con los documentos anexos que hubieren de formar parte del protocolo físico, se formará un documento electrónico por separado, siguiendo el orden de los instrumentos a que corresponden.

Cada uno de estos documentos físicos será sellado al dorso y expresará el número del instrumento al que se refiere. El documento electrónico así formado se remitirá al mismo tiempo que el libro de protocolo respectivo. Los poderes especiales con que hubieren actuado los otorgantes que no contuvieren autorización para otros actos aun no

Se establece que el notario no podrá extender ningún testimonio una vez presentado el documento electrónico del libro de protocolo, sino que serán extendidos en documento electrónico con firma electrónica certificada por el jefe o subjefe de la Sección de Notariado según el caso.

Actualmente los notarios están facultados para emitir testimonios dentro del año de vigencia del Protocolo, y dentro de los quince días posteriores a su vencimiento, con la reforma los notarios tienen quince días luego de su agotamiento para presentar el libro electronico de su protocolo, perdiendo así el lapso que proporciona la actual normativa.

Se establece que de toda acta notarial el notario estará obligado a entregar a la Sección de Notariado, dentro de los cinco días siguientes a la fecha de su otorgamiento, copia en documento electrónico debidamente suscrito, utilizando firma electrónica certificada.

Así también, se establece la obligación que al momento de extender un testimonio de todo testamento nuncupativo se deberá remitir a la Sección de Notariado en documento electrónico con firma electrónica certificada, a más tardar, dentro de los cinco días siguientes a la fecha de su otorgamiento.

Será el Jefe de la Sección de Notariado quien revisará los testimonios de los testamentos que reciba, los remitirá dentro de tercero día a la Corte Suprema de Justicia y hará constar las informalidades que notare.

La Corte Suprema de Justicia llevará un archivo especial de estos testimonios y anotará el recibo de cada uno de ellos en un libro índice por orden alfabético, según el nombre del testador, de modo que cualquier interesado en saber la existencia del testamento y nada más que esa existencia, la fecha de su otorgamiento y el nombre del notado que lo autorizó, pueda cerciorarse del hecho sin dificultad, comprobando previamente la muerte del testador.»

La Corte Suprema de Justicia establecerá el arancel que los notarios y usuarios deberán de pagar por los servicios regulados en la Ley de Notariado. Dichos ingresos serán consignados en el Fondo General de la Nación en una cuenta especial que para tales efecto se cree, los cuales deberán destinarse exclusivamente para la sostenibilidad y mejora de los servicios que presta la Sección de Notariado.