Notificaciones en bandeja de spam. Criterios jurisprudenciales para la eficacia de la notificación por correo electrónico.

Ahora bien, en el desarrollo del día a día del abogado, el manejo del correo electrónico como mecanismo para recibir notificaciones ha implicado algunos desafíos en la transición a procedimientos digitales. Por ello, en esta oportunidad procuraré darle un abordaje a algunos criterios recientes, establecidos a nivel jurisprudencial para el tratamiento de las notificaciones por correo electrónico.

En los últimos años el mundo jurídico y la operatividad de la administración pública han tenido pasos agigantados en aspectos digitales que han generado muchos cambios en todas las áreas del quehacer de los abogados. Hemos tenido cambios relevantes a nivel digital que han modificado la esencia en la que entendemos y tramitamos los procedimientos administrativos y los procesos judiciales. Entre ello, es posible destacar que actualmente contamos con procesos totalmente digitales en la jurisdicción de niñez y adolescencia, certificaciones de partidas con uso de firma electrónica por medio de códigos QR y las notificaciones no han sido la excepción.

Al respecto, uno de los avances más destacados desde el año dos mil veinte, es el Sistema de Notificación Electrónica (SNE), el cual ha modificado sustancialmente cómo se tramitan los proceso judiciales, el cual consiste en una plataforma en la cual los abogados podemos recibir notificaciones vía electrónica y que los mismos se mantengan respaldados en un sistema de alojamiento de la información, en ella se remiten todos los documentos que deban ser notificados en un proceso, a excepción del emplazamiento. En el mismo sentido, con la entrada en vigencia de la Ley de Procedimientos Administrativos, hace algunos años, la administración pública, potenció el uso de las notificaciones por correo electrónico. Además, hay algunas instituciones como el Registro de la Propiedad Intelectual que ya cuentan con “Tableros de Notificaciones Electrónicos”, avances dignos de estudio. 

Ahora bien, en el desarrollo del día a día del abogado, el manejo del correo electrónico como mecanismo para recibir notificaciones ha implicado algunos desafíos en la transición a procedimientos digitales. Por ello, en esta oportunidad procuraré darle un abordaje a algunos criterios recientes, establecidos a nivel jurisprudencial para el tratamiento de las notificaciones por correo electrónico.

i. La notificación electrónica se tiene por realizada, aunque el correo electrónico caiga en “SPAM”. En un reciente criterio emitido por la Sala de lo Contencioso Administrativo en sentencia con ref. 8-24-RA-SCA, se estableció que las notificaciones en los procedimientos administrativos, que se van al conocido “SPAM” o “correo no deseado” en las bandejas de correo electrónico, tienen plena validez y surten sus efectos.

En el caso en comento, la Sala de lo Contencioso Administrativo determinó que para que una comunicación realizada vía correo electrónico se entienda por realizada, basta con que el correo efectivamente haya ingresado a la cuenta electrónica proporcionada y explicitó que la eficacia de la notificación de la misma no se encuentra supeditada a la carpeta de correo electrónico del administrado en que se reciba, sino que el elemento decisivo es que se constate el efectivo envío a la dirección de correo electrónico que haya determinado el particular para recibir notificaciones. Esta idea descarta en todas sus posibilidades que los administrados consideren que una notificación se tiene por no realizada, sólo porque de forma automática – por la configuración de su correo – el correo se direccione a “SPAM” o que la misma no se logró revisar porque llegó a una carpeta distinta de la principal; sin embargo, no debe perderse de vista que es necesario que quede constancia escrita en el expediente de la notificación realizada por medios técnicos. De las anteriores consideraciones efectuadas por la antedicha Sala, es posible extraer algunas ideas para que la notificación sea eficaz: 

a. La notificación no debe “rebotar” o generar error de entrega, error de envío o fallo de entrega. Toda aquella notificación que implique un error constatable en el envío como un mensaje que exprese que “el correo no fue entregado”, podría ser ineficaz. Esto podría deberse en algunas ocasiones a que los dominios han dejado de estar vigentes, han sido reasignados o que en todo caso esté mal escrito el correo electrónico.

b. Debe quedar constancia de la notificación realizada o de su no realización. Es un deber de los encargados de las notificaciones identificar cuando no es posible de realizar una notificación y dejarlo debidamente documentado de forma escrita y anexar esa constancia al expediente de conformidad al art. 101 de la Ley de Procedimientos Administrativos. En cualquier caso, es deber del notificador dejar constancia si se acusa de recibido, si el correo tuvo error para enviarse o si efectivamente se realizó.

c. La eficacia de la notificación no está sujeta al acuse de recibido. Uno de los aspectos más interesantes de la sentencia mencionada es que en un apartado menciona que es imprescindible que exista un acuse de recibo, sin embargo debe observarse de manera íntegra, en el sentido que si hace énfasis que la validez de la notificación no está sujeta a la discrecionalidad de las partes, no puede deducirse entonces que son las partes quienes determinan cuándo en todo caso se torna efectiva la notificación por “acusar de recibido”, sino el comprobante de envío y recepción. 

Es importante mencionar, que estas nociones si bien han sido desarrolladas para las notificaciones en sede administrativa, algunas ideas son aplicables al régimen de notificaciones del SNE, en el sentido que tanto como el notificador debe dejar constancia de haber realizado la notificación con su respectiva boleta; así, el abogado debe revisar su plataforma, puesto que la eficacia de la notificación no está supeditada a cuándo el profesional decida revisar su plataforma de notificaciones.

Ahora, en un tema que la misma sentencia relacionada mencionó y que es de una vital utilidad para determinar aquellos parámetros de validez de una notificación es la idea que una notificación se tiene por realizada, con la sola notificación a uno de los correos asignados, cuando existe una pluralidad de direcciones de correo.

En el caso que antecede también se hizo énfasis que una notificación es totalmente válida cuando es realizada a una sola de las direcciones de correo electrónico consignadas. En ese caso, las partes consideraban que la validez de la notificación estaba sujeta a que la notificación debía realizarse en varios correos que habían sido consignados para tal efecto. Sobre esto, la Sala resolvió que la administración pública no está obligada a realizar una multiplicidad de notificaciones y que con ello se condicione la validez de la misma, a que se notifique en múltiples direcciones de correo; sino que, con una sola dirección es suficientemente válido el acto y que en todo caso, si son proporcionados varios correos de manera voluntaria por el administrado, es porque sabe que todas las direcciones están aptas para recibir notificaciones.  

La lógica que sigue es que la administración pública, por seguridad jurídica y economía no puede efectuar distintos actos de notificación que impliquen distintos plazos para todos los intervinientes. 

A partir de todo lo anteriormente relacionado, es importante finalizar considerando que la notificación, como uno de los actos procesales más esenciales para la validez de los procesos judiciales y procedimientos administrativos, tiene reglas que deben ser tomadas en cuenta por las partes y en consecuencia hacer todos los actos posibles para que los sistemas de información sean una herramienta que nos juegue a favor y no como una piedra de tropiezo por eventuales negligencias.