Los Torticeros Valladares para celebrar una JGA por medio de videoconferencia

Francisco Molina, socio de Portal & Asociados.

Uno de los tantos aspectos que no se atendieron a tiempo por parte de las autoridades, en el contexto de la pandemia COVID-19, fue el relativo al cumplimiento de la obligación formal mercantil que deben cumplir los comerciantes sociales dentro de los primeros cinco meses del año: la celebración de la Junta General Ordinaria de Accionistas.

Las regulaciones vigentes contenidas en el Código de Comercio, que regulan el cumplimiento de esta obligación, suponen que este tipo de reuniones son atendidas presencial y físicamente por los accionistas y/o socios. Situación que en el actual contexto resulta imposible sobre todo para aquellas sociedades cuyo giro no es “esencial” para atender la emergencia, conforme los Decretos Ejecutivos que habilitan o han habilitado la ejecución de ciertas actividades comerciales, prohibiendo la ejecución de las no contenidas en los mismos.

Por ello, la Asamblea Legislativa a propuesta del Órgano Ejecutivo, aprobó el Decreto Legislativo 643 denominado “LEY TRANSITORIA PARA FACILITAR EL CUMPLIMIENTO VOLUNTARIO DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS EN VIRTUD A LA EMERGENCIA NACIONAL OCASIONADA POR LA PANDEMIA POR COVID -19”, dentro del cual se incluyó el artículo 16 que autoriza llevar a cabo las juntas de distintas personas jurídicas mediante el mecanismo de “videoconferencia”, estableciendo que serán aplicables las reglas contenidas en los incisos segundo y tercero del artículo 258 del Código de Comercio.

A pesar de ser una opción que en apariencia resuelve el problema, derivado de las limitaciones a la movilidad e imposibilidad de celebrar reuniones, existen muchos aspectos “no regulados” que pueden llevar a que las juntas así celebradas puedan transgredir derechos de los socios y en consecuencia impregnar de nulidad al acto jurídico así formalizado. Veamos algunos de estos aspectos:

Primero: La convocatoria

El artículo 228 inciso cuarto, romano IV, establece que en la convocatoria debe contener: “IV.- EL lugar, día y hora de la junta”.

Si la junta se celebrará mediante videoconferencia ¿Qué lugar deberemos indicar en la convocatoria? 

Segundo: Envío del enlace o link para el acceso a la plataforma o aplicación a utilizarse.

La pandemia nos ha obligado a todos a hacer uso de herramientas digitales para el desarrollo de nuestros trabajos y una de esas herramientas son las aplicaciones de software de videoconferencia tales como Zoom, Microsoft Teams, Skype, entre otros.

Lo más probable es que las empresas hagan uso de alguna de estas aplicaciones para celebrar su Junta General Ordinaria, pero para ello se debe remitir el link o enlace a quienes participarán de la misma, lo cual nos lleva obligadamente a advertir que las compañías no poseen (ni están obligadas a tenerlo) un registro fehaciente de los correos electrónicos y/o número portátiles de sus accionistas, a donde remitir dicho enlace.

Siendo así, entonces surge la duda: ¿adónde enviaré la invitación a los accionistas para que puedan participar de la Junta que se celebrará mediante videoconferencia? ¿Cómo superaré esta deficiencia?

Tercero: Acceso a registros administrativos, contables y fiscales de la sociedad

Sabemos también, que el Código de Comercio en su artículo 236 obliga a la sociedad a poner a disposición de los accionistas, con antelación a la celebración de la reunión, los libros y documentos relacionados con los fines de la Junta, en sus oficinas.

Pero con las restricciones a la movilidad imperantes ¿Cómo cumplir esta obligación y garantizar su derecho a los accionistas?

Cuarto: Acta de quórum de constitución

El Código de Comercio de forma subsidiara (en sus artículos 240 y siguientes) y los pactos sociales, principalmente, determinan las reglas relativas al quórum de asistencia, necesario para que la Junta se constituya legalmente, así como para que la misma adopte sus resoluciones.

En cuanto al quórum de constitución, el artículo 239 del citado cuerpo legal, establece la obligación de formular una “lista de los accionistas presentes y/o representados”, la cual conforme su inciso segundo debe ser firmada por el Presidente y Secretario de Debates, así como por los accionistas concurrentes.

Si la reunión se llevará a cabo mediante videoconferencia ¿Cómo lograré sortear este requisito?

Quinto: Celebración ordenada de la Junta

Debemos recordar que la junta es el máximo órgano de gobierno de la sociedad y como tal es un “órgano colegiado”, el cual, cuando se reúne a dar cumplimiento a la obligación formal referida, tiene como finalidad expresar el consentimiento de la sociedad. Para que ese consentimiento este exento de vicios, deben asegurarse, conforme criterios adoptados en otros países, algunos principios tales como: la plena identificación de los participantes, colegialidad, la simultaneidad, deliberación, integralidad e interactividad.

En ese sentido, lo más conveniente será establecer reglas previas que puedan resolver los siguientes problemas:

1. ¿Cómo nos aseguraremos de la identidad de los participantes?
2. ¿Cómo documentaremos y acreditaremos la participación de apoderados?
3. ¿Qué sucederá si se interrumpe el servicio de internet de uno o varios participantes?
4. ¿Qué sucederá si la aplicación falla?
5. ¿Cómo asegurar la deliberación de los puntos y participación en los debates de todos los accionistas?
6. ¿Cómo se llevará a cabo la votación para adoptar acuerdos?

Estas reglas deben adoptarse y compartirse de forma previa con los accionistas para asegurar los derechos de estos y evitar así futuras impugnaciones.

En conclusión, sin calificar la decisión adoptada por las autoridades, celebrar la Junta General de Accionistas por medio de videoconferencia deja en evidencia la falta de actualización de nuestras Leyes con relación a la realidad imperante y debe llevarnos a exigir que se establezcan las normas que permitan un uso cada vez mayor de herramientas tecnológicas que faciliten no solo el comercio electrónico, sino el cumplimiento de las obligaciones formales y materiales de parte de los comerciantes sociales, lo cual pasará obligadamente por una digitalización de los servicios públicos.