La actividad administrativa y las nuevas tecnologías (el acto automático y el acto electrónico)

Columna escrita por: Roberto Oliva de la Cotera y Gustavo Sandoval. 

Los humanos nos descubrimos verdaderamente ante los obstáculos, es aquí donde nuestro potencial puede ser verdaderamente conocido, siendo frecuente que ante duras coyunturas, surjan posiciones o soluciones asimétricas, de innovación y de renovación.

Una de las figuras más icónicas de la humanidad, Albert Einstein, alguna vez expresó que en momentos de crisis, más importante es la imaginación que la inteligencia o el conocimiento, frase con la que coincidimos plenamente, siendo necesario el abandono del status quo para la exploración de nuevas posibilidades.

Y es que redactamos estas líneas, bajo lo que será conocido históricamente como el “Gran confinamiento”, la pandemia del Covid-19, evento que puso los mercados financieros y economías del mundo patas arriba, sin que al momento sepamos sus  verdaderos alcances. Pero que sin duda alguna, han causado un impacto no solo en la salud, en lo económico y relaciones sociales, sino que también ha traído consecuencias en cuanto a la aplicabilidad del derecho.

La aplicación de la nuevas tecnologías en el ámbito de las administraciones públicas es clave y constituye un motor fundamental para el cambio y la innovación de procesos y servicios públicos hacia una administración pública digital. Se ha incorporado por ello el derecho, y en algunos casos el deber, de relacionarse electrónicamente con la administración pública, lo que implica estar ante un nuevo modelo de administración con adaptaciones funcionales y organizacionales que favorezcan el cumplimiento de los principios de transparencia y objetividad en la actuación administrativa. Art. 3 LPA.

La incorporación de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación en la actividad de las administraciones públicas, al menos en nuestro país, es una tarea incompleta o pendiente, técnicas que en otras latitudes, han beneficiado las relaciones administración – ciudadano volviéndolas más ágiles, fáciles e inclusive seguras.

Se ha generado un cambio considerado por muchos como revolucionario, dando lugar a la denominada “Sociedad de la Tecnología e Información”, en las que estas técnicas juegan un papel estratégico. No se trata de imponer una tabula rasa o un nuevo comienzo de cero, ya que los nuevos soportes tecnológicos deben convivir con los documentos en papel, existiendo en muchos casos duplicidad de soportes por el paso a papel de los documentos electrónicos, y en otros casos a la inversa, con la digitalización de documentos.

La utilización en masa de estas tecnologías es una vía para avanzar hacia el desarrollo de un “mejor gobierno”, en donde la tecnología optimizará y reorganizará los esquemas de los servicios públicos, de tal forma que permitan una mayor eficiencia y eficacia en las relaciones con los ciudadanos y empresas, así como propiciar el cambio cultural que exige la implantación de la Sociedad de la Tecnología e Información.

Bien sabemos que esto en nuestro país ya es parcialmente realidad. Sin embargo, la misma no se ha masificado, no pudiéndose decir que es una realidad en todas las administraciones, ni tampoco parece estar presente aún en ámbitos donde evidentemente su conveniencia esirrefutable. Nadie discute que la informática y la telemática, pueden simplificar tanto la actividad de los funcionarios como volver su actividad más eficaz. Igualmente se ha demostrado que los ciudadanos pueden ahorrar tiempo, dinero y obtener mejores servicios, en ocasiones con solo un “click”.

Finalmente Rivero Ortega, considera que actualmente la filosofía de la administración no es la misma que antes, pues hoy tenemos un sector público competitivo, un Estado que quiere adelgazar, una administración que utiliza nuevas técnicas de dirección, un estado que quiere ser más eficiente para ser mejor aceptado por los ciudadanos. En últimas, estamos frente a la renovación de las instituciones administrativas. La informática y la tecnología están reinventando la administración pública, fomentando mayores canales de intercomunicación sin olvidarse del necesario control y del respeto de las garantías de los administrados. En palabras nuestras, explica que las modernas herramientas tecnológicas permiten asegurar, incluso con mayores dosis de certeza que los instrumentos tradicionales, el correcto uso de las potestades administrativas y la salvaguarda de la plena integridad de los derechos y libertades.

EL ACTO ADMINISTRATIVO Y SU AUTOMATIZACIÓN

Debe diferenciarse el acto producido de forma automática del acto electrónico. El primero como veremos surge de un programa o sistema que elabora un proyecto de decisión (acto automático propiamente dicho), que luego en ocasiones el funcionario hace suyo (el acto automático sincrónico). En el segundo, el denominado electrónico, simplemente su forma de expresión no es en formato papel, sino de forma digital.

En nuestro país, la posibilidad de emitir tanto el acto automático, como electrónico debería ser una realidad viva, no obstante, en la práctica su uso es limitado, posiblemente por factores primariamente tecnológicos como en ocasiones culturales.

La LPA habilita expresamente la utilización de medios tecnológicos en la realización  diligencias, trámites, notificaciones, etc (Art 18) así como que se emita actos en soportes electrónicos (Art. 19). El sustento legal existe, no solo en las mencionadas disposiciones sino en otras sectoriales. Es solo su implementación la que hace falta.

EL ACTO ADMINISTRATIVO AUTOMÁTICO

Puede decirse sobre este tipo de actos, que su elaboración parte de la existencia del tratamiento electrónico de datos, el cual a través de programas y sistemas busca realizar cálculos, clasificar información, constatar situaciones y tomar decisiones.

Verbigracia de actos automáticos será una certificación extractada, un índice de propietarios, solvencias tributarias y cálculos de pensiones. En los supuestos descritos, es un programa informático el que ordena la información y realiza cálculos, limitándose la autoridad administrativa a poner en vigor esta decisión.

Ahora bien, el hecho que se haya utilizado un medio de tratamiento electrónico de datos no implica necesariamente que el acto sea electrónico, pues su transmisión puede ser del modo tradicional, siendo lo determinante, que su elaboración sea total o parcialmente realizada mediante la utilización de equipos que sustituyen la actividad material o intelectual del funcionario.

Se puede reafirmar en base a lo expuesto, que el sujeto no produce directamente el acto administrativo automático, ya que cuando el acto administrativo es dictado automáticamente por el sistema informático, sólo habrá una actuación indirecta del agente humano en su emisión.

Este entendimiento se confirma cuando se constata que el funcionario no tiene el control total sobre la emisión de cada acto producido automáticamente por el sistema. El ejemplo clásico de un acto automático es la luz de semáforo, donde vemos que la decisión se produce automáticamente por el sistema, de manera que no se puede prever cuantos actos serán emitidos, el contenido de cada uno de ellos, ni el momento en que serán generados.

Por supuesto que no desconocemos casos donde la actividad del funcionario puede ser mayor o menor según la intervención del programa o sistema informativo, todo dependiendo de la incidencia tecnológica, que en su caso hará menor la actividad volitiva del funcionario.

ACTO ADMINISTRATIVO ELECTRÓNICO

Agustín Gordillo expresa que nada obsta para que el acto administrativo pueda revestir una forma digital o informática, anotando al respecto lo siguiente: “Los actos administrativos de soporte digital no se diferencian en cuanto a su régimen jurídico de los documentados en soporte papel. El hecho de tener soporte no papel no les quita el carácter de actos administrativos, ni obsta a la presunción de legitimidad que les es propia”.

En relación con el acto administrativo, se debe recalcar que la regla general consiste en que está rodeado de formalidades para su formación, que están concebidas como garantía del ciudadano y como tales deben ser aplicadas e interpretadas, en ese sentido, en la formación de acto debe cumplirse un iter concreto a través de determinadas formas de manifestación

La forma de documentación preferida del acto administrativo es desde luego, la escrita, que además constituye la regla general, aunque, según el mismo Gordillo “cabe advertir ab initio que así como (ese acto) pudo en la historia estar representada por piedras, tábulas, papiros, etc., para pasar recientemente al papel, abarca cualquier soporte físico que la tecnología produzca evolutivamente con algún grado de certeza”.

Al hablarse entonces de actos administrativos electrónicos se alude a que ellos que  se manifiestan en lenguaje magnético, el cual constituye su acreditación, materialización o documentación, y en que la actividad de un computador o de una red comprueba o consigna su existencia de forma electrónica, digital o magnética. En definitiva se caracterizan porque solo pueden ser leídos o conocidos por el hombre, gracias a la intervención de sistemas o dispositivos traductores que hacen comprensibles las señales digitales.

CONSIDERACIONES FINALES

El Covid-19 está sacudiendo nuestras sociedades de múltiples formas, anticipándose muchos cambios sociales importantes. En ese futuro las tecnologías tienen un papel importante, debiendo las administraciones aprovecharlas al máximo.

Ciertamente en nuestro país vivimos un rezago importante, solo el factor de penetración de internet es ya un obstáculo donde la marginalización constituye más de un 35 por ciento, brecha que se agrava si tenemos en cuenta que en muchos casos el internet en algunos hogares se limita a herramientas de comunicación y redes sociales.

La innovación en estos momentos resulta más que nunca necesaria, todos debemos debemos ser conscientes de los cambios que se avecinan, por lo anterior debemos contribuir con ideas que sean útiles para esa nueva sociedad que buscamos.