Gobierno corporativo: CLM la revolución de contratos en la era digital

Escrito por: Martín Argenis Suárez García  – CEO de ZERO SW Legal suite

Debido a la integración tecnológica y a la pandemia, ahora vemos una gran cantidad de áreas en las cuales el contrato dentro de las empresas está cada vez más automatizado, desde la gestión de firma digital con la evolución de las diferentes normativas locales, hasta la integración de inteligencia artificial como parte del entendimiento, actualización y visibilidad del contenido del contrato.

Hoy en día podemos contar con una serie de herramientas que medianamente resuelven los problemas que se suscitan en la gestión contractual; sin embargo, la mayoría de las compañías se encuentran en la disyuntiva de tener estas herramientas desconectadas, lo que implica una falta de trazabilidad en los procesos, capacidad de mejora de los mismos, auditorías especializadas y controles de acceso repartidos y frágiles.

Los CLM (Gestores del Ciclo de Vida del Contrato) resuelven por completo la integración de procesos contractuales, desde la recopilación de datos de terceros, generación y seguimiento de primeras versiones del contrato, flujos de aprobación, firma digital y resguardo documental. Ayudan a gestionar de forma adecuada los procesos y la productividad relacionada con el cumplimiento de cada contrato, el acceso y la visibilidad a información relevante para cada área de negocio, permitiendo gestionar adecuadamente los tiempos de renovación, renegociación y vencimientos.

Delimitar el acceso a la información sensible es clave para una estrategia basada en la automatización de contratos. El CLM puede delimitar quién y a qué tipo de información puede acceder, ayudando a la gobernabilidad de la información, así como a qué puede hacer con ella. Esto permite que las distintas áreas, proyectos y jerarquías tengan completa transparencia y visibilidad de los acuerdos y procesos contractuales.

Todos hemos pasado por los dolores de cabeza que implican las diferentes versiones de contratos, además de tener que llenar las plantillas o templates que sugieren una cantidad de datos similares en distintas partes de los documentos. Para esto el CLM también proporciona agilidad en torno a la creación mediante formularios con campos personalizados, y selección entre catálogos de condiciones comerciales, servicios o tipo de cláusulas, especialmente cuando los documentos que se incluyen en el contrato tienen un contenido similar. Los casos en los cuales he visto que las empresas tienen problemas con las diferentes versiones del mismo contrato son numerosos, sobre todo con procesos que no están estandarizados ni documentados. Esta cuestión también mejora con la implementación de un CLM, empezando a tener orden y una documentación adecuada de cómo debería funcionar el proceso entre las áreas, cumpliendo los SLA´s de servicio, y posibles optimizaciones.

Permite  evitar procesos de auditoría donde manualmente se tiene que recopilar la información de clientes y proveedores siempre es una pesadilla para cualquier organización, a través de la recolección de expedientes digitales de forma automática, dejando ese ir y venir de correos a un lado. 

Con la administración de los procesos contractuales, tienes todos los registros desde el inicio de la solicitud, las aprobaciones realizadas, las acciones en cada etapa del proceso y las múltiples versiones del contrato. Esto ayuda, sobre todo, a implementar y seguir estrictamente las políticas y procedimientos de la organización, asegurando que todas las actividades contractuales estén alineadas con los estándares de gobierno corporativo.

En cuanto a la protección de la seguridad y protección de datos, la estrategia de utilizar una plataforma de gestión del ciclo de vida de contratos centraliza la gestión documental, controlando los accesos de cada usuario. Los roles para accionar o visualizar información se pueden segmentar y agrupar en grupos. Además, herramientas como ZERO CLM cuentan con certificaciones en su infraestructura donde se encuentran instaladas, como ISO 27001 para el control de acceso a la información en los servidores y GDPR, alineando las necesidades de protección de datos de terceros y la forma en que se comparte. Lo más importante es la capacidad de proteger los datos en tránsito y su encriptación al almacenarse, además de que las plataformas SaaS (Software as a service), siempre tienen disponibilidad de un 99.5% o aproximado al año, lo que implica el acceso a la información en cualquier momento y lugar del mundo.

Con un enfoque integral para la gestión de cumplimiento, la toma de decisiones puede ser clave para la organización desde la perspectiva de una estrategia de contratos con clientes y proveedores, así como laborales y legales. Un CLM busca principalmente lidiar con los problemas de suministro, costos derivados de penalizaciones con clientes por renovaciones o renegociaciones y los plazos burocráticos de instituciones gubernamentales. Optimiza las cargas de trabajo y productividad de todos los involucrados en el proceso contractual, además de poder escalar la cantidad de contratos generados con la misma capacidad operativa legal, generando un soporte completo al gobierno corporativo en cada una de sus diferentes estrategias.

Por último, y viendo a un futuro no tan lejano, Zero CLM y otras herramientas están integrando IA para poder acceder a los datos de forma rápida, solicitando resúmenes de contratos, extracción de datos con análisis de lenguaje natural, generación de cláusulas automáticas que permitirán la generación de nuevos contratos y experiencias mercantiles. Además, podrán integrarlos a la normativa actual para estar al pendiente de cambios y modificaciones significativas a la legalidad que aplique según cada caso.

Es clave tener una automatización en este sentido, o al menos pensar en una estrategia de transformación digital que la contemple. Al final, la competitividad y aceleración de nuevos modelos de negocios dentro de las empresas está íntimamente relacionada con el contenido de cada contrato que se realice, y la gestión óptima de los mismos definirá mucho de lo que viene en un futuro para escalar y expandirse.