El notariado digital en El Salvador

Escrito por: Yesenia Granillo de Tobar | Consultora y Catedrática de la Escuela Superior de Economía y Negocios

Los profesionales autorizados para el ejercicio de la función pública del notariado actualmente se encuentran a la espera de conocer acerca de la puesta en vigencia del decreto 555 del 8 de noviembre de 2022 que contiene reformas a la Ley de Notariado, las que de no haber prórroga, ocurrirán a mediados de noviembre del presente año; y significarán grandes cambios relativos a la forma en la que actualmente se cumplen las obligaciones que derivan de esta función.

La modernización del ejercicio notarial y de los procesos derivados de la misma surgieron años atrás en diversos países del continente Europeo y otros países de Latinoamérica, como, por ejemplo:

a) En Colombia, con la emisión del decreto 2106 de 2019 a través del cual se emitieron normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública; en lo referente a los notarios, se agregó por medio del Art. 59 un párrafo al Art. 3 del Decreto Ley 960 de 1970 a través del cual se autorizó al notario para realizar sus actuaciones por medios electrónicos, garantizando las condiciones de seguridad, interoperabilidad, integridad y accesibilidad necesarias y ordenando a la Superintendencia de Notariado y Registro que se expidan las directrices necesarias. Al no haber excepciones, es posible realizar todo tipo de actuaciones notariales por vía electrónica en ese sistema legal.

b) Por medio de reforma a la Ley de Notariado realizada el día 4 de agosto de 2021, se introdujo la figura del Protocolo Digital en la ciudad de México, autorizando el ejercicio de la función notarial a través de medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en el entorno de un protocolo digital con equivalencia funcional al protocolo ordinario. Sin embargo, esta innovación se hizo acompañar con reformas al Código Civil que permitían realizar una serie de actos y contratos jurídicos en uso de la firma electrónica avanzada y datos biométricos para validar la identidad de los otorgantes, como legado de derechos digitales, otorgamiento de testamentos por medios electrónicos, formación del consentimiento para la formación de contratos por medios tecnológicos, entre otros aspectos. 

c) El ejercicio del Notario Virtual en Chile se encuentra fundado en el reconocimiento de la Ley 19.799 que regula los Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha firma; no obstante, su implementación solo es permitido para ciertos y determinados trámites, considerando que los actos y contratos que requieran de solemnidades se encuentran excluidos; adicionalmente en ese sistema, se emitió la Ley 21582 que suprime o modifica la intervención de notarios en trámites, actuaciones y gestiones determinadas.

d) Con la aprobación de la reconocida Ley 11/2023: Digitalización de actuaciones notariales; España creó el protocolo electrónico reconociendo que las matrices de los instrumentos públicos tendrían igualmente reflejo informático en el correspondiente protocolo electrónico, usando para ello métodos de encriptación, el cual perteneciendo al Estado, estaría bajo la custodia del notario, pudiendo éste último extender copias autorizadas con su firma electrónica cualificada y con indicación de la comprobación del interés legítimo. Tales reformas incluso autorizan el uso de videoconferencia como cauce para el ejercicio de la función pública notarial; no obstante, la intervención notarial solo es permitida para ciertos actos que pueden otorgarse y autorizarse mediante comparecencia telemática. 

En el caso de las reformas de la Ley de Notariado de El Salvador se propone modificar ciertos artículos de la ley para implementar entre otros aspectos los siguientes procesos: 1. La entrega a la Sección del Notariado del libro de protocolo en formato digital, utilizando firma electrónica certificada para ello y reconociendo en consecuencia, la existencia del documento electrónico notarial (Art. 23); 2. La entrega de los documentos anexos que forman parte del protocolo, incluyendo los poderes especiales con que hubieran actuado los otorgantes (Art. 24); 3. Se crea el registro electrónico de la devolución de libros de protocolo (Art. 25); 4. La extensión de testimonios de los libros de protocolo que fueron devueltos electrónicamente (Art. 45); 5. La entrega de testimonio de testamentos abiertos con firma electrónica certificada (Art. 47). Los registros, entregas, documentos y procedimientos en formato digital creados por medio de las reformas que aguardan por entrar en vigencia se convertirán en un paso hacia la modernización del sistema de justicia, con especial relevancia del ejercicio de la función notarial.

En una posible agenda a desarrollar para la implementación del notariado electrónico en El Salvador, deberemos esperar por la aprobación del reglamento que haga viable el notariado electrónico, determinando para ello las entidades que deben intervenir en los procesos de certificación y validación de firma electrónica, los requerimientos técnicos a utilizar por parte de los notarios, la capacitación que deberán de recibir, el sistema electrónico que pueden contratar para el cumplimiento de los requerimientos técnicos y la responsabilidad profesional así como las sanciones a imponer como consecuencia de los nuevos procedimientos. Sin lugar a dudas, se necesitará, además, de la adopción de reglamentos técnicos, medidas de ciberseguridad, protección de datos y sellos de calidad, según cada caso.

Con los ejemplos de notariado por medios digitales de países como Colombia, México, Chile y España que antes se han presentado, se puede advertir que las propuestas legislativas de estos sistemas son diferentes a las que se han presentado en El Salvador, ya que aquellas en menor o mayor medida tratan del ejercicio de la función pública del notariado a través de medios digitales; es la ley marco en cada caso, la que determina los actos o contratos que se pueden otorgar a través de estos medios técnicos, excluyendo aquellos que por razones de orden público, seguridad jurídica o simple reserva, continúen otorgando de forma tradicional; o bien, si todos los actos pueden realizarse de manera digital.

El ejercicio del notariado electrónico radica en la posibilidad que una persona pueda elegir entre otorgar los instrumentos de manera física o de manera electrónica, en uso de la firma electrónica que ya cuenta con respaldo legal a través de la ley especial que regula esta figura, obteniendo como resultado un documento físico o electrónico con igual valor probatorio en una u otra modalidad, de manera tal, que no sea rechazado por ninguna autoridad judicial o administrativa por el solo hecho de su formato, cumpliendo con ello el Principio de Equivalencia Funcional reconocido bajo nuestro marco legal en el Art. 4 letra d) de la Ley de Firma Electrónica.

En conclusión, las reformas a la Ley de Notariado representan un gran avance en el uso de firmas electrónicas por parte de notarios para el cumplimiento de sus obligaciones derivadas de tal función; sin embargo, aún estamos a la espera de dar el salto hacia el notariado digital en el que se permita a los ciudadanos elegir acerca de la forma de su otorgamiento físico o electrónico, garantizando que en cualquier caso, gozará del reconocimiento legal que le permita ser aceptado y no rechazado por simple temor o desconfianza infundada.

Luego de grandes avances que nuestro país ha realizado con la emisión de leyes en el ámbito tecnológico y en diferentes áreas del comercio, la educación, la salud, la justicia y el desarrollo público, es la función pública del notariado digital el paso más previsible a ocurrir en el futuro próximo, lo que demandará la actualización y preparación que un cambio de tal envergadura requiere.